Risto Puutio 13.2.2023
”Nyt en kyllä kuunnellut ihan tarkasti, mistä puhuitte” – tyyppiset kommentit paljastavat osallistujille sanojan ajatusten olleen palaverin aikaan muissa askareissa. Tilanne on ymmärrettävä, sillä usein työpaikan palavereissa käsitellään asioita, jotka eivät välttämättä suoraan kosketa kaikkia osallistujia. Jos henkilö arvioi, että käsiteltävä asia ei ole hänen kannaltaan merkityksellinen tai hänellä ei ole roolia keskustelussa, niin hänestä voi olla houkuttelevaa suunnata huomionsa jonkin muun tekemiseen. Myös etäpalaverien olosuhteet, kuten monta osallistujaa, kamerat kiinni ja ei pienhuonetyöskentelyjä, altistavat huomion hajautumiseen.
Osallistujan huomio voi kohdistua helposti näytöllä kutsuviin sähköposteihin. Valinta niiden hoitamiseen palaverien aikana osoittaa pyrkimystä olla sekä mukana, että samanaikaisesti hoitaa omaan työhön liittyviä muita tehtäviä. Erilaisten töiden multitaskaaminen tuokin hetkellistä voiton tunnetta ”monen pallon ilmassa pitämisestä”. Mutta valinnalla on myös varjopuolensa. Voi käydä niin, ettei muista kummastakaan jälkeenpäin; ”mistä palaverissa oikein sovimme, mikä koskikaan minua, tai – mitä tulinkaan vastanneeksi erinäisiin meileihin palaverin aikana”. Tällaiset kokemukset kuormittavat ja jatkuessaan jättävät osallistujan yhdessä innostumisen kokemuksen ulkopuolelle, jota etäpalavereissakin parhaimmillaan tapahtuu…
Etäpalaveriin osallistuva tekee monta valintaa. On valittava paikka, mistä osallistuu sekä oman osallistumisen tapa; pyrinkö ensisijaisesti pysymään kuulolla siitä mistä muut puhuvat vai pyrinkö aktiivisesti vaikuttamaan keskustelun aiheeseen ja sen kulkuun. Mikrofonin ja kameran aukaiseminen puheenvuoron ottamiseksi ovat valintoja, jotka näkyvät muille aktiivisuutena. Olennainen valinta on myös se, millä tavoin reagoi muiden puheenvuoroihin – vai reagoiko lainkaan. Emojien käyttö on muodostunut yhdeksi valinnan paikaksi tilanteeseen tai asiaan liittyvän kokemuksen osoittamiseksi muille.
Yhteisön toiminnan näkökulmasta etäosallistuminen voi tuottaa paradoksitilanteen. Palaverikutsuilla pyritään saamaan mahdollisimman moni mukaan, mutta osallistumista rajoittavat valinnat heikentävät kokemusta yhteisöön kuulumisesta ja palaverien toimivuudesta. Pahimmillaan käy niin, että myös aktiivisesti osallistuneille jää epäselväksi oliko osa palaveriin liittyneistä lainkaan Teams-pallojensa takana läsnä yhteiselle asialle ”kun he eivät sanoneet mitään”. ”Mahtoivatko kaikki edes kuulla, mistä puhuttiin” -kysymys voi jäädä vaivaamaan. Jatkuessaan tällaiset kokemukset – siis valintojen seuraukset – murentavat kokemusta yhdessä tekemisestä.
Tutkimushankkeessamme etänä toteutetut työnohjaukset edellyttivät kaikilta osallistujilta kameroiden auki pitämistä. Jokainen osallistuja oli myös itse tehnyt valinnan liittymisestään ryhmään. Tällainen lähtökohta on etäpalaverille ihanteellinen. Tutkijoina meitä kiinnostavat tilanteissa tehdyt valinnat: millaiset vuorovaikutuksen kulut kannustavat osallistujia ottamaan puheenvuoroja, kuinka osallistujat reagoivat toistensa käyttämiin puheenvuoroihin ja mitä erilaisista vuorovaikutuksen kuluista näyttää seuraavan osallistujien kokeman hyödyn, fysiologisen virittymisen ja kuormittumisen kannalta.
Etäpalaverien osallistuminen kerryttää kokemustietoa siitä, millaiset osallistumisen tavat synnyttävät optimaalista virittymistä ja tukevat yhteisöllisyyttä. Tiedon hyödyntämistä on sekin, että oppii tekemään valintoja siitä, miten palavereihin ei kannata osallistua. Läsnäolottomuuteen hukattu aika on lopulta kaikille menetettyä aikaa. Yhdessä oppiminen etäpalavereissa edellyttää puolestaan valintojen tekemistä yhteisen läsnäolon puolesta.
Metanoia Instituutti on mukana etäyhteydellä toteutettavan ryhmätyönohjauksen vuorovaikututusta tarkastelevassa tutkimushankkeessa “Työryhmien etäpalaverien kuormittavuuden vähentäminen ja hyödyllisyyden lisääminen fysiologisten mittareiden avulla”, jossa analysoidaan yksityiskohtaisesti keskusteluiden vuorovaikutusta, koettua hyödyllisyyttä ja kuormittavuutta kyselyiden, videotallennettujen ryhmäohjausistuntojen ja niihin liittyvän fysiologisen mittausten avulla. Työsuojelurahaston rahoittamassa hankkeessa Jyväskylän yliopistosta on mukana tutkijaryhmä, johon kuuluvat tutkimuksen johtaja, apulaisprofessori Virpi-Liisa Kykyri, projektitutkija, PsT Mikko Pohjola, apulaisprofessori Miriam Nokia, akatemiatutkija Miiamaaria Kujala sekä yliopisto-opettaja Joona Muotka. Hankkeessa on mukana myös Oulun yliopisto.
