Artikkelit

Osallistujien valinnat vaikuttavat etäpalaverien onnistumiseen!

/0 Kommenttia/Kategoria: /Kirjoittaja:

Risto Puutio 13.2.2023

”Nyt en kyllä kuunnellut ihan tarkasti, mistä puhuitte” – tyyppiset kommentit paljastavat osallistujille sanojan ajatusten olleen palaverin aikaan muissa askareissa. Tilanne on ymmärrettävä, sillä usein työpaikan palavereissa käsitellään asioita, jotka eivät välttämättä suoraan kosketa kaikkia osallistujia. Jos henkilö arvioi, että käsiteltävä asia ei ole hänen kannaltaan merkityksellinen tai hänellä ei ole roolia keskustelussa, niin hänestä voi olla houkuttelevaa suunnata huomionsa jonkin muun tekemiseen. Myös etäpalaverien olosuhteet, kuten monta osallistujaa, kamerat kiinni ja ei pienhuonetyöskentelyjä, altistavat huomion hajautumiseen.

Osallistujan huomio voi kohdistua helposti näytöllä kutsuviin sähköposteihin. Valinta niiden hoitamiseen palaverien aikana osoittaa pyrkimystä olla sekä mukana, että samanaikaisesti hoitaa omaan työhön liittyviä muita tehtäviä. Erilaisten töiden multitaskaaminen tuokin hetkellistä voiton tunnetta ”monen pallon ilmassa pitämisestä”. Mutta valinnalla on myös varjopuolensa. Voi käydä niin, ettei muista kummastakaan jälkeenpäin; ”mistä palaverissa oikein sovimme, mikä koskikaan minua, tai – mitä tulinkaan vastanneeksi erinäisiin meileihin palaverin aikana”. Tällaiset kokemukset kuormittavat ja jatkuessaan jättävät osallistujan yhdessä innostumisen kokemuksen ulkopuolelle, jota etäpalavereissakin parhaimmillaan tapahtuu…

Etäpalaveriin osallistuva tekee monta valintaa. On valittava paikka, mistä osallistuu sekä oman osallistumisen tapa; pyrinkö ensisijaisesti pysymään kuulolla siitä mistä muut puhuvat vai pyrinkö aktiivisesti vaikuttamaan keskustelun aiheeseen ja sen kulkuun. Mikrofonin ja kameran aukaiseminen puheenvuoron ottamiseksi ovat valintoja, jotka näkyvät muille aktiivisuutena. Olennainen valinta on myös se, millä tavoin reagoi muiden puheenvuoroihin – vai reagoiko lainkaan. Emojien käyttö on muodostunut yhdeksi valinnan paikaksi tilanteeseen tai asiaan liittyvän kokemuksen osoittamiseksi muille.

Yhteisön toiminnan näkökulmasta etäosallistuminen voi tuottaa paradoksitilanteen. Palaverikutsuilla pyritään saamaan mahdollisimman moni mukaan, mutta osallistumista rajoittavat valinnat heikentävät kokemusta yhteisöön kuulumisesta ja palaverien toimivuudesta. Pahimmillaan käy niin, että myös aktiivisesti osallistuneille jää epäselväksi oliko osa palaveriin liittyneistä lainkaan Teams-pallojensa takana läsnä yhteiselle asialle ”kun he eivät sanoneet mitään”. ”Mahtoivatko kaikki edes kuulla, mistä puhuttiin” -kysymys voi jäädä vaivaamaan. Jatkuessaan tällaiset kokemukset – siis valintojen seuraukset – murentavat kokemusta yhdessä tekemisestä.

Tutkimushankkeessamme etänä toteutetut työnohjaukset edellyttivät kaikilta osallistujilta kameroiden auki pitämistä. Jokainen osallistuja oli myös itse tehnyt valinnan liittymisestään ryhmään. Tällainen lähtökohta on etäpalaverille ihanteellinen. Tutkijoina meitä kiinnostavat tilanteissa tehdyt valinnat: millaiset vuorovaikutuksen kulut kannustavat osallistujia ottamaan puheenvuoroja, kuinka osallistujat reagoivat toistensa käyttämiin puheenvuoroihin ja mitä erilaisista vuorovaikutuksen kuluista näyttää seuraavan osallistujien kokeman hyödyn, fysiologisen virittymisen ja kuormittumisen kannalta.

Etäpalaverien osallistuminen kerryttää kokemustietoa siitä, millaiset osallistumisen tavat synnyttävät optimaalista virittymistä ja tukevat yhteisöllisyyttä. Tiedon hyödyntämistä on sekin, että oppii tekemään valintoja siitä, miten palavereihin ei kannata osallistua. Läsnäolottomuuteen hukattu aika on lopulta kaikille menetettyä aikaa. Yhdessä oppiminen etäpalavereissa edellyttää puolestaan valintojen tekemistä yhteisen läsnäolon puolesta.

Metanoia Instituutti on mukana etäyhteydellä toteutettavan ryhmätyönohjauksen vuorovaikututusta tarkastelevassa tutkimushankkeessa “Työryhmien etäpalaverien kuormittavuuden vähentäminen ja hyödyllisyyden lisääminen fysiologisten mittareiden avulla”, jossa analysoidaan yksityiskohtaisesti keskusteluiden vuorovaikutusta, koettua hyödyllisyyttä ja kuormittavuutta kyselyiden, videotallennettujen ryhmäohjausistuntojen ja niihin liittyvän fysiologisen mittausten avulla. Työsuojelurahaston rahoittamassa hankkeessa Jyväskylän yliopistosta on mukana tutkijaryhmä, johon kuuluvat tutkimuksen johtaja, apulaisprofessori Virpi-Liisa Kykyri, projektitutkija, PsT Mikko Pohjola, apulaisprofessori Miriam Nokia, akatemiatutkija Miiamaaria Kujala sekä yliopisto-opettaja Joona Muotka. Hankkeessa on mukana myös Oulun yliopisto.

Ryhmän etätyönohjaus vaatii ohjaajalta aktiivista vuorovaikutuksen säätelyä

/0 Kommenttia/Kategoria: /Kirjoittaja:

Risto Puutio 17.10.2022

Blogisarja etätyönohjauksen vuorovaikutuksen tutkimuksesta jatkuu:

Monikaan työnohjaaja ei enää luopuisi mahdollisuudesta järjestää työnohjauksia etänä. Tätä kokemusta voi hyvin ymmärtää, sillä etätapaamisiin liittyy käytännön hyötyjä ja niistä on saatu myönteisiä kokemuksia. Toisaalta videovälitteinen vuorovaikutus vaatii ohjaajalta (ja osallistujilta) myös uusia vuorovaikutuksellisia käytänteitä. 

Aineistomme etäohjaustapaamisten videotallenteiden laadullinen analyysi osoittaa, että toimivan yhteistyösuhteen rakentaminen etävälitteisesti edellyttää ohjaajalta tekoja kutsua ryhmäläisiä asettumaan yhteisen aiheen äärelle. Ohjaajan on autettava osallistujia rajaamaan huomiotaan ohjaustilanteeseen ja esimerkiksi pyydettävä sulkemaan muita ruutuja silmien ulottuvilta. Ohjaajan on houkuteltava jokaista tuottamaan puhetta työnohjauksellisen virityksen synnyttämiseksi sekä kuuntelemaan tarkasti muita. Suoran katsekontaktin puuttuminen ja kehon liikkeiden rajautuminen pois videokuvasta merkitsevät, että osallistujat eivät voi tarkistaa toistensa kehollisista reaktioista, miten omat sanomiset otetaan vastaan. Tutkimukseen osallistujat mainitsivat erikseen tällaisen epävarmuuden kuormittavuuden: ”ymmärsivätköhän muut mitä tarkoitin?”. Ohjaajan tehtäväksi tuleekin ohjauskeskustelun vastavuoroisuuden edistäminen. Ohjaajan kysymys ”mitä muut kuulivat tässä” tarjoaa yhden esimerkin edistää osallistujien kokemusta kuulluksi tulemisesta. 

Kuulluksi tuleminen ja keskustelun vastavuoroisuus ovat edellytyksiä sille, että työnohjauksessa voidaan puhua henkilökohtaisella tasolla. Etäohjauksessa ohjaajan tehtäväksi tulee tämän vuoksi huolehtia myös siitä, että henkilökohtaiseen puheeseen vastataan riittävästi henkilökohtaisella puheella. Ohjaajalle tämä tarkoittaa tehtävää kutsua ihmisiä käyttämään puheenvuoroja, joissa jaetaan henkilökohtaista kokemusta. Pelkkä asioiden nimeäminen ja niiden pohjalta jutustelu eivät vielä tee keskustelusta työnohjausta. 

Myös ohjauskeskustelun aiheiden valinta vaatii lähiohjauksesta erottuvia otteita. Lähiohjauksessa syntyvä spontaani sosiaalinen tilanne tuottaa usein jo ensimmäiset vihjeet siitä, millaisia aiheita on nousemassa ohjauksen näyttämölle. Etäohjauksessa tällaisen vapaan keskinäisen vuorovaikutuksen virittämiseen, arkikielisesti lämmittelyyn, tarvitaan aktiivista arjen kuvausten esiin houkuttelemista. Aiheiden esiin houkuttelemisen ohella ohjaajan on saatava ryhmä työstämään valittua aihetta. Tähän tarvitaan vuorovaikutustekoja, joiden avulla ohjaaja aktiivisesti haastaa muita kommentoimaan kuulemaansa ja jakamaan omakohtaisia havaintojaan samasta aiheesta.

Kokemus työnohjauksen toimivuudesta syntyy ryhmissä usein vertaiskokemusten jakamisesta ja vertaisilta saadusta tuesta sekä ideoiden yhteisestä kehittelystä. Yhteistä oppimista ja uuden ymmärryksen muodostumista edistääkseen työnohjaajan on hyvä kutsua ohjattavia tarkastelemaan keskustelun kohteena olevaa aihetta eri näkökulmista. Ohjaajan tehtäväksi tulee myös ”kääntää” ohjaajan kysymyksiin ryhmän jäseniltä saatuja vastauksia takaisin ryhmälle. Puheenvuorojen ohjautuessa etätapaamisissa herkästi työnohjaajan kautta, ohjaajan tulee aktiivisesti tukea  yhteistä pohtimista edistävän refleksiivisen tilan syntymistä. Tämä voi edellyttää työnohjaajalta keskustelun järjestyksen luomista siten, että ei-tietäminen, ääneen pohdiskelu ja yhdessä ajattelu tulevat kuvatuksi odotettuina ja toivottuina työnohjaukseen osallistumisen tapoina. Aiheesta on tulossa tutkimusartikkeli.

Tutkimushanke tuo näkyville monia erilaisia vuorovaikutuksen tehtäviä, joita ohjaajalle rakentuu videovälitteisissä keskusteluissa. Tämä ei siis tarkoita, ettei  etäohjaus voisi muodostua yhtä lailla antoisaksi osallistujille kuin lähiohjaus. Havaintojemme mukaan välineen merkitys vähenee sitä mukaa, kun etäohjauksen erityispiirteet kyetään huomaamaan ja niitä luovasti hyödyntämään. 

_ _ _

Metanoia Instituutti on mukana etäyhteydellä toteutettavan ryhmätyönohjauksen vuorovaikututusta tarkastelevassa tutkimushankkeessa “Työryhmien etäpalaverien kuormittavuuden vähentäminen ja hyödyllisyyden lisääminen fysiologisten mittareiden avulla”, jossa analysoidaan yksityiskohtaisesti keskusteluiden vuorovaikutusta, koettua hyödyllisyyttä ja kuormittavuutta kyselyiden, videotallennettujen ryhmäohjausistuntojen ja niihin liittyvän fysiologisen mittausten avulla. Työsuojelurahaston rahoittamassa hankkeessa Jyväskylän yliopistosta on mukana tutkijaryhmä, johon kuuluvat tutkimuksen johtaja, apulaisprofessori Virpi-Liisa Kykyri, projektitutkija, PsT Mikko Pohjola, apulaisprofessori Miriam Nokia, akatemiatutkija Miiamaaria Kujala sekä yliopisto-opettaja Joona Muotka. Hankkeessa on mukana myös Oulun yliopisto.

Tilanteesta toiseen, asiasta kymmenenteen – kuinka luotsata siirtymää työnohjauskeskusteluun?

/1 Kommentti/Kategoria: /Kirjoittaja:

Risto Puutio 18.2.2022

Blogisarja etätyönohjauksen vuorovaikutustutkimuksesta jatkuu: 

Etäajan työnohjauksissa tutuksi tullut tilanne: osallistujat ilmaantuvat yhteiseen työskentelyhetkeen omilta ruuduiltaan, kuka työpaikaltaan, kuka kotoaan käsin. Emme ohjaajina tiedä, kuka heistä hyppää virtuaalitilaan suoraan toisesta kokouksesta tai juuri päättyneestä asiakastilanteesta tai kuka on voinut rauhassa orientoitua alkavaan ohjauskeskusteluun. 

Tutkimusaineistossa havaitsimme, että ohjausta edeltävillä olosuhteilla on yhteys ohjauksen koettuun toimivuuteen. Mitä kuormittavammaksi osallistujat kokivat ohjausta edeltäneen työtilanteensa, sitä heikommaksi he arvioivat työnohjauskeskustelun yhteistyösuhteen. Arjen tiivistahtisuus vaikuttaa siten myös ohjausvuorovaikutuksen kokemukseen. 

Havainto nostaa esiin kysymyksen, kuinka voimme auttaa ohjattaviamme siirtymässä: irtautumaan edellisestä työskentelystä ja tulemaan läsnä olevaksi työnohjaukselle. Tunnistimme tutkimusaineistostamme kolme keinoa onnistuneelle siirtymälle ryhmätyönohjaustilanteissa. 

  1. Rentoutushetken järjestäminen.  Toteutimme ohjausten alussa rentoutumishetken, jossa osallistujat saivat ensimmäiseksi sulkea silmänsä ja kameransa ja keskittyä hengitykseen kahden minuutin ajaksi. Fysiologinen mittaus osoitti osallistujien syketason johdonmukaisesti laskevan. Usein osallistujat myös mainitsivat rentoutumishetken yhdeksi työnohjausistunnon hyödyllisimmistä hetkistä.
  2. Alkukierroksen järjestäminen mielessä olevan akuutin tunnistamiseksi. Kun jokainen saa jakaa päällimmäisiä kokemuksiaan ja puhua vapaasti, rakentuu tilaa mielessä tapahtuvalle asettumiselle. Tätä näyttäisi tukevan ohjaustyyli, jossa ohjaaja aktiivisesti houkuttelee jokaista osallistujaa puhumaan omista, sen hetkisen virityksensä kannalta olennaisista aiheista. 
  3. Ulkoisten olosuhteiden säätäminen. On tärkeää, että osallistujat voivat asettua ruuduillensa ilman, että he altistuvat muille, yhteisen työskentelyn kanssa kilpaileville virikkeille. Edellytykset hyvälle siirtymälle ovat silloin paremmat kuin tilanteessa, jossa keskittyminen katkeaa ohjauksen aikana ruudulle tipahteleviin sähköposteihin tai työpaikan Teams-viesteihin. Joskus ulkoisilta häiriöiltä ei voi välttyä, jos kotona on etätyöläisen lisäksi esimerkiksi hoivaa tarvitseva sairastunut lapsi, tai palaveriin osallistuminen tapahtuu yhteiskäyttöisestä työtilasta. Puhumalla näistä olosuhteista ohjaustilanteen alkaessa luomme tilan sille, että alkavassa ohjauksessa on mahdollisuus ja lupa irtautua välittömästä reagoinnista ja asettautua keskusteluun omalle hyvinvoinnille sopivalla tavalla. Samalla voidaan sopia, miten toimitaan, jos häiriöiden välttäminen ei olosuhteiden vuoksi ole kokonaan mahdollista.

Siirtymän kysymykset nostavat laajemmin esiin sosiaalisen kontrollin merkityksen etäpalavereissa. Koska etäyhteys ei tuota samanlaista, välitöntä osallistumista säätelevää kontrollia, tarvitaan erillisiä tekoja vahvistamaan osallisuutta. Etätilanteiden alut viestivät parhaimmillaan välittämisestä: siitä, että tulemme yhteen jakaaksemme tärkeitä asioita ja oppiaksemme yhdessä!

– –

Metanoia Instituutti on mukana etäyhteydellä toteutettavan ryhmätyönohjauksen vuorovaikututusta tarkastelevassa tutkimushankkeessa, jossa analysoidaan  yksityiskohtaisesti keskusteluiden vuorovaikutusta, koettua hyödyllisyyttä ja kuormittavuutta, sekä mitataan osallistujien sykettä. Työsuojelurahaston rahoittamassa hankkeessa Jyväskylän yliopiston osalta on mukana tutkijaryhmä, johon kuuluvat apulaisprofessori Virpi-Liisa Kykyri, projektitutkija Mikko Pohjola, dosentti Miriam Nokia sekä yliopisto-opettaja Joona Muotka. Hankkeessa on mukana myös Oulun yliopisto. Hanketta rahoittaa Työsuojelurahasto.